安全書類めんどくさい問題を解決！効率化の5ステップと外注活用法

「安全書類の作成がめんどくさくて時間がかかる」

「毎回同じような作業を繰り返すのが大変」

このようなお悩みはありませんか？

安全書類は、適切な方法で効率化できます。ツールや外注を活用することで、大幅な時間短縮が可能です。

そこで、この記事では、安全書類作成に悩む方へ向けて効率化の方法や具体的なコツについて解説します。業務負担軽減の参考として、ぜひ最後までお読みください。

安全書類がめんどくさいと感じる主な理由

安全書類の作成がめんどくさいと感じる理由は、主に5つあります。

• 現場ごとに作成が必要
• 添付書類が多すぎる
• 書式やルールがバラバラ
• 修正や再提出が多い
• 紙と手作業で非効率

これらの問題が重なって、安全書類作成が大きな負担になっています。それぞれ詳しく説明します。

現場ごとに作成が必要

安全書類がめんどくさい最大の理由は、現場が変わる度に同じ書類を一から作り直すことです。

建設業では工事ごとに新しい現場があります。現場が変わると、工事名や住所、工期などをすべて書き換える必要があります。作業員名簿も参加する人が変われば、新しく作成しなければなりません。

同じ会社で似たような工事でも、前の書類は使えません。毎回同じ作業を繰り返すため、時間と手間がかかります。この繰り返し作業が、安全書類をめんどくさいと感じる大きな原因です。

添付書類が多すぎる

安全書類がめんどくさい理由の1つは、メインの書類以外にも大量の添付書類が必要なことです。

作業員名簿や施工体制台帳だけでなく、建設業許可証、保険証明書、資格証、健康診断書など数十種類の書類を準備します。これらには有効期限があり、期限が切れたものは新しいものに交換が必要です。

1つでも書類が足りないと現場に入れません。すべての書類を漏れなく用意する作業は大変です。書類の種類が多すぎることが、安全書類作成の負担を大きくしています。

書式やルールがバラバラ

元請会社によって安全書類の書式やルールが違うことも、めんどくさいと感じる大きな理由です。

統一された書式を使う会社もあれば、独自の書式を要求する会社もあります。提出方法も紙、専用システム、メールなど様々です。記入の仕方や必要な書類も会社ごとに違います。

同じ内容でも、取引先が変わると全く違う形で書類を作り直す必要があります。複数の会社と取引している場合、それぞれに合わせて書類を使い分けるため、作業効率が悪くなります。

修正や再提出が多い

安全書類は一度で通ることが少なく、修正や再提出が頻繁にあることも大きなストレスです。

記入ミス、書類不足、書式間違い、期限切れなど様々な理由で書類が戻されます。初めて取引する会社の場合、そのルールを覚えるまで時間がかかります。

修正指示があると、該当部分を直すだけでなく、関連する書類もチェックし直す必要があります。修正作業に時間がかかる上、再提出の期限も短いことが多く、業務負担が増えてしまいます。

紙と手作業で非効率

多くの現場で紙での書類作成や手作業での管理が続いていることも、安全書類がめんどくさい理由です。

手書き記入、印刷、ファイリング、郵送などの作業は時間がかかります。書類の保管場所も必要で、必要な時にすぐ見つからないこともあります。同じ情報を何度も手入力するため、ミスも起きやすくなります。

デジタル化が進んでいない現場では、これらの非効率な作業が安全書類作成の大きな負担となっています。

安全書類を作成する目的とは

安全書類がめんどくさいと感じていても、作成には重要な目的があります。

安全書類を作成する主な目的は3つです。

• 法律で義務づけられている
• 現場の安全確保のため
• 信頼関係を築くため

これらの目的を理解することで、安全書類作成の意味がわかります。それぞれ詳しく説明します。

法律で義務づけられている

安全書類の作成は、法律で義務づけられているため必ず行わなければなりません。

建設業法では、下請金額の総額が5,000万円以上（建築一式工事の場合は8,000万円以上）の工事で施工体制台帳の作成が義務となっています（2025年2月1日以降）。労働安全衛生法でも、作業員の安全を確保するための書類作成が求められています。これらの法律に従わない場合、罰則や営業停止処分を受ける可能性があります。

また、元請会社も法的責任を負うため、協力会社に対して安全書類の提出を求めます。法律で決められている以上、めんどくさいと感じても避けて通れない業務です。安全書類は建設業を営む上での基本的な義務と考える必要があります。

参考：国土交通省｜建設業の許可とは

現場の安全確保のため

安全書類は現場で働く作業員の安全を守るために作成されています。

作業員名簿で誰がどんな資格を持っているかを把握することで、適切な作業分担ができます。健康診断書で作業員の健康状態を確認し、危険な作業に従事させないよう配慮できます。施工体制台帳で責任者や連絡先を明確にすることで、緊急時の対応もスムーズになります。

これらの情報がないと、事故が起きた時の責任の所在が曖昧になります。また、適切でない人が危険作業を行うリスクも高まります。安全書類は単なる事務手続きではなく、現場の安全を守る重要な仕組みなのです。

信頼関係を築くため

安全書類の適切な提出は、元請会社との信頼関係を築く重要な要素です。

期限内に正確な書類を提出することで、仕事に対する責任感や信頼性をアピールできます。逆に書類の提出が遅れたり内容に不備があると、仕事への取り組み姿勢を疑われてしまいます。元請会社は多くの協力会社の中から、信頼できる会社を選んで継続的に発注したいと考えています。

安全書類の管理能力は、その会社の業務管理能力の指標とも見なされます。きちんとした安全書類を提出できる会社は、工事も丁寧に行ってくれると判断されやすくなります。結果として、継続的な受注や新しい案件の紹介につながる可能性が高まります。

効率化に役立つツール・ソフト

安全書類のめんどくさい作業を軽減するには、適切なツールやソフトの活用が効果的です。

効率化に役立つツールは主に3つのタイプがあります。

• クラウド型システムを使う
• ExcelやWordの便利な使い方
• 情報共有ツール

これらのツールを活用することで、安全書類作成の負担を大幅に軽減できます。それぞれ詳しく説明します。

クラウド型システムを使う

クラウド型システムを使うことで、安全書類の作成から提出まで一括で管理できます。

クラウド型システムなら、インターネット環境があればどこからでも書類作成が可能です。代表的なサービスには、Greenfile.work、グリーンサイト、Buildee、おしいれクラウドなどがあります。これらのシステムは基本情報を一度入力すれば、複数の書類に自動で反映される仕組みになっています。

また、データはクラウド上に保存されるため、書類の紛失リスクがありません。元請会社との書類のやり取りもオンラインで完結するため、印刷や郵送の手間も省けます。多くのシステムで全建統一様式に対応しており、どの現場でも使える書類を作成できます。

ExcelやWordの便利な使い方

すでに使っているExcelやWordを効率的に活用することで、安全書類作成の時間を大幅に短縮できます。

Excelでは作業員の基本データを一覧表で管理し、VLOOKUP関数を使って必要な書類に自動転記する仕組みを作れます。マクロ機能を活用すれば、ボタン1つで複数の書類を同時作成することも可能です。また、条件付き書式を使えば期限切れの資格証や健康診断書を自動で色分け表示できます。

Wordではテンプレート機能を使って、よく使う書類の雛形を保存しておけます。差し込み印刷機能を活用すれば、Excelの作業員データを自動でWordの書類に反映できます。これらの機能を組み合わせることで、手作業での入力時間を大幅に削減できます。

情報共有ツール

Microsoft 365、LINE、Dropbox、Boxなどの情報共有ツールを活用することで、元請会社と協力会社間でのやり取りがスムーズになります。

Microsoft 365のSharePointやTeamsは、全国規模の建設会社でも効果を発揮します。弊社では北海道から全国へストレスなく情報共有を行い、書類作成代行サービスを提供しています。

また、使い慣れているLINEを活用することで、お客様と気軽にやりとりできる環境を構築し、安全書類作成の負担軽減をサポートしています。

DropboxやBoxなどのクラウドストレージサービスなら、大容量の書類ファイルも簡単に共有できます。修正が必要な場合も、コメント機能で具体的な指示を受け取れるため、やり取りが効率的になります。これらのツールには版数管理機能があるため、どの書類が最新版かを迷うことがありません。

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安全書類を効率よく作成するための5ステップ

安全書類のめんどくさい作業を効率化するには、体系的なアプローチが重要です。

効率よく作成するためには、5つのステップで進めることをおすすめします。

• STEP1：書類業務を棚卸しする
• STEP2：優先度と頻度で分類する
• STEP3：テンプレ・PDFで定型化する
• STEP4：チェックリストでミスを防ぐ
• STEP5：外注前に必要情報を整理する

これらのステップを順番に実行することで、安全書類作成の負担を大幅に軽減できます。それぞれ詳しく説明します。

安全書類は専門家に外注する

安全書類のめんどくさい作業から解放されるには、専門家への外注が最も効果的な解決策です。

外注を検討する際に知っておくべきポイントは3つあります。

• 外注の費用と範囲を知る
• 業務負担を大幅に減らせる
• 繁忙期だけの活用も可能

これらのポイントを理解することで、自社に最適な外注活用方法が見つかります。それぞれ詳しく説明します。

外注の費用と範囲を知る

安全書類の外注費用は、書類の種類や現場の規模によって変わりますが、想像以上にリーズナブルです。

一般的な外注費用は、施工体制台帳で1現場あたり2万円～5万円程度、作業員名簿は1人あたり500円～1,000円程度が相場です。添付書類の整理や提出代行も含めたフルサポートの場合、月額3万円～10万円程度で対応可能なケースが多いです。

外注できる範囲は書類作成だけでなく、元請への提出、修正対応、書類管理まで幅広くカバーできます。また、グリーンサイトやBuildeeなどのシステム入力代行も依頼可能です。事務作業に割いていた時間を現場管理や営業活動に集中できるため、結果的にコストパフォーマンスは非常に高くなります。

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業務負担を大幅に減らせる

専門家に外注することで、安全書類に関する業務負担を大幅に軽減できます。

書類作成の専門家は、様々な元請会社の書式や要求事項を熟知しているため、初回から正確な書類を作成できます。修正や再提出の回数が減ることで、社内の担当者が他の業務に集中できるようになります。また、有効期限の管理や更新作業も任せられるため、うっかり期限切れになるリスクもありません。

弊社では北海道から全国のお客様に対して、LINEやMicrosoft 365を活用したスムーズなやり取りで書類作成代行サービスを提供しています。お客様からは「書類作成の時間が大幅に短縮され、本来の業務に集中できるようになった」という声を多数いただいています。

繁忙期だけの活用も可能

外注は常時依頼する必要はなく、繁忙期や人手不足の時期だけの活用も可能です。

建設業界には季節による繁忙期があり、特に年度末や夏場は工事が集中します。この時期だけ外注を活用することで、社内リソースを効率的に配分できます。また、担当者が急に休職したり退職したりした場合の緊急対応としても外注は有効です。

単発での依頼も可能で、大型現場で書類作成量が通常より多い場合や、複雑な書式を要求される現場だけを外注することもできます。必要な時に必要な分だけ依頼できるため、コストを抑えながら効率的に業務を進められます。外注サービスを上手に活用することで、安全書類のめんどくさい作業から完全に解放されます。

安全書類を外した実例紹介

実際に安全書類の外注を活用して、業務効率化に成功した事例を紹介します。

外注により大きな成果を上げた代表的な事例は2つあります。

• 作業計画書の外注事例
• 施工体制台帳の外注事例

これらの実例を通じて、外注活用の具体的な効果を確認できます。

それぞれ詳しく説明します。

作業計画書の外注事例

土木工事会社の現場担当者では、作業計画書の作成に多大な時間を費やしていましたが、外注により劇的な改善を実現しました。

従来は現場担当者が1工種あたり1時間かけて作業計画書を作成していました。多い時には1日3工種もの作成業務があり、他の業務と合わせて長時間残業が常態化していました。月換算では約60時間もの時間が書類作成に割かれており、現場管理業務に支障が出ている状況でした。

外注導入後は、5分から10分程度の打ち合わせだけで書類作成を依頼できるようになりました。その結果、書類作成にかかる残業時間は完全になくなり、現場担当者は本来の現場管理業務に集中できるようになりました。月60時間の時間短縮により、現場の安全管理や品質向上により多くの時間を割けるようになっています。

施工体制台帳の外注事例

B社（従業員50名の土木工事会社）では、施工体制台帳の作成業務を外注することで、繁忙期の業務負荷を大幅に軽減できました。

従来は現場監督が施工体制台帳の作成を兼務していたため、現場管理に支障が出ていました。特に年度末の繁忙期には、複数現場の書類作成が重なり、残業時間が大幅に増加していました。外注導入により、現場監督は現場管理に専念できるようになり、工事の品質向上にもつながりました。

弊社では、LINEでの気軽なやり取りを通じて、必要な情報をスムーズに収集し、Microsoft 365を活用して全国どこからでも迅速に書類を作成・納品しています。B社の場合、外注導入後は書類の差し戻しがほとんどなくなり、提出期限に遅れることもなくなりました。現場監督からは「本来の業務に集中できるようになった」との評価をいただいています。

【まとめ】安全書類の効率化は誰でもできる

安全書類のめんどくさい作業は、適切な方法を知ることで誰でも効率化できます。

まず現在の業務を棚卸しし、優先度と頻度で分類することから始めましょう。ExcelやWordの機能を活用したテンプレート化、クラウド型システムの導入により、大幅な時間短縮が可能です。チェックリストの活用で修正回数も減らせます。

自社での効率化が難しい場合は、専門家への外注も有効な選択肢です。繁忙期だけの活用や、特定の書類のみの依頼も可能で、想像以上にリーズナブルなコストで利用できます。

弊社では、LINEやMicrosoft 365を活用して、全国のお客様に書類作成代行サービスを提供しています。安全書類の負担から解放され、本来の業務に集中できる環境を一緒に作りましょう。

安全書類の効率化は決して難しいことではありません。今日からできることから始めて、めんどくさい作業を解決していきましょう。

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